Định nghĩa Quản lý dự án
Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, và các kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đáp ứng được các yêu cầu của dự án. Quản lý dự án được hoàn thành bằng việc áp dụng và tích hợp phù hợp các quy trình quản lý được xác định cho dự án. Quản lý dự án cho phép các tổ chức thực hiện hiệu quả các dự án.
Tầm quan trọng của Quản lý dự án
Việc quản lý dự án hiệu quả giúp các cá nhân, nhóm, và các tổ chức đạt được những điều sau:
- Đáp ứng các mục tiêu kinh doanh.
- Đáp ứng mong đợi của các bên liên quan.
- Giúp các dự án dễ nắm bắt và dễ quản lý hơn.
- Tăng tỷ lệ thành công của dự án.
- Cung cấp đúng sản phẩm vào đúng thời điểm.
- Giải quyết hiệu quả các vấn đề phát sinh trong dự án.
- Có khả năng ứng phó với các rủi ro một cách kịp thời.
- Tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực của tổ chức.
- Xác định, khôi phục hoặc chấm dứt các dự án thất bại.
- Quản lý hiệu quả các ràng buộc của dự án (Vd: phạm vi, chất lượng, tiến độ, chi phí, tài nguyên).
- Cân bằng ảnh hưởng của các ràng buộc đối với dự án.
- Quản lý các thay đổi tốt hơn.
Các dự án được quản lý kém hoặc không được quản lý có thể dẫn đến những kết quả sau:
- Bỏ lỡ thời hạn của dự án.
- Vượt chi phí.
- Chất lượng sản phẩm kém.
- Các công việc của dự án phải làm đi làm lại nhiều lần, dẫn đến phát sinh chi phí, thời gian.
- Không kiểm soát được quy mô của dự án.
- Mất uy tín cho tổ chức.
- Không đáp ứng được mong đợi của các bên liên quan.
- Các mục tiêu của dự án không thể đạt được.
Các nguyên tắc của Quản lý dự án
Các nguyên tắc đóng vai trò là các hướng dẫn nền tảng cho chiến lược, ra quyết định và giải quyết vấn đề. Các nguyên tắc quản lý dự án phù hợp với 4 giá trị được xác định trong Quy tắc Đạo đức và Ứng xử chuyên nghiệp của PMI (PMI Code of Ethics and Professional Conduct), bao gồm:
- Trách nhiệm.
- Tôn trọng.
- Công bằng.
- Thành thật.
Các nguyên tắc quản lý dự án được sử dụng nhằm hướng dẫn hành vi của những người tham gia vào dự án. Chúng được xác định và phát triển từ sự tham gia của 1 cộng đồng toàn cầu các nhà thực hành dự án. Các nhà thực hành đại diện cho nhiều ngành công nghiệp, nền văn hóa, và các tổ chức khác nhau với các vai trò khác nhau và với nhiều loại dự án khác nhau. Nhiều vòng phản hồi dẫn đến 12 nguyên tắc cung cấp hướng dẫn để quản lý dự án hiệu quả.
- Hãy là một người quản lý siêng năng, tôn trọng và chu đáo.
- Tạo môi trường hợp tác bên trong nhóm dự án.
- Gắn kết hiệu quả với các bên liên quan.
- Tập trung vào giá trị.
- Nhận biết, đánh giá và phản hồi các tương tác hệ thống.
- Thể hiện khả năng lãnh đạo thông qua các hành vi ứng xử.
- Điều chỉnh các quy trình dự án theo bối cảnh của dự án.
- Xây dựng chất lượng trong các quy trình và sản phẩm bàn giao.
- Điều hướng sự phức tạp.
- Tối ưu hóa các phản ứng rủi ro.
- Nắm bắt khả năng thích ứng và khả năng phục hồi.
- Cho phép thay đổi để đạt được trạng thái tương lai đã hình dung của dự án.
Bởi vì các nguyên tắc quản lý dự án cung cấp hướng dẫn, nên mức độ áp dụng và cách mà các nguyên tắc này được áp dụng chịu ảnh hưởng bởi bối cảnh của tổ chức, dự án, nhóm dự án, các bên liên quan, và các nhân tố khác. Các nguyên tắc nhất quán nội tại, nghĩa là không nguyên tắc nào mâu thuẫn với nguyên tắc nào khác. Tuy nhiên, trong thực tế, có thể có những lúc các nguyên tắc có thể chồng chéo lên nhau.
